logo-tekst

Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement van de Stichting Protestantse Begraafplaats Charlois
   

Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
o    de stichting: de Stichting Protestantse Begraafplaats Charlois gevestigd te Rotterdam ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24430698;
o    de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op
3 januari 2008 bij notaris Van Ravesteyn te Rotterdam;
o    het bestuur: het bestuur van de stichting;
o    opzichter: de door het bestuur aangestelde functionaris die het dagelijks beheer van de begraafplaats uitvoert;
o    administrateur; de door het bestuur aangestelde functionaris die de administratie verzorgt;
o    projecten: samenhangende activiteiten met een beperkte looptijd waarin een duidelijk beoogd resultaat is omschreven binnen het kader van de doelstellingen van de stichting.

Artikel 1 Beleid
Het beleid is vastgelegd in een meerjarenplan:
1.    Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
2.    Elke nieuwe versie van het meerjarenplan is van kracht op het moment dat deze in de vergadering van het bestuur is goedgekeurd.
3.    Naast en op basis van het meerjarenplan wordt een jaarbegroting opgesteld.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
1.    Het bestuur:
a.    Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
b.    Neemt bestuursbesluiten;
c.    Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur;
d.    Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen;
e.    Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan en de jaarbegroting.

2.    De voorzitter:
a.    Heeft algemene leiding van de stichting;
b.    Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
c.    Overlegt met officiële instanties;
d.    Geeft leiding aan het bestuur;
e.    Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f.    Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g.    Leidt de bestuursvergaderingen;
h.    Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i.    Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het meerjarenplan op en herziet dit jaarlijks;
j.    Coördineert en stuurt activiteiten;
k.    Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

3.    De penningmeester:
a.    Is verantwoordelijk voor de financiële administratie;
b.    Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
c.    Stelt financiële overzichten op of laat die opstellen;
d.    Ziet toe op het vervaardigen van de jaarrekening en onderhoudt de contacten met de accountant;
e.    Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
f.    Begroot inkomsten en uitgaven;
g.    Beslist zelfstandig over uitgaven tot maximaal een bedrag van 1000 euro;
h.    Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;

4.    De secretaris:
a.    Ziet toe dat er van elke vergadering een verslag wordt gemaakt waarin minimaal vermeld:
•    De datum en plaats van de vergadering;
•    De aanwezige en afwezige bestuursleden;
•    De verleende volmachten;
•    De genomen besluiten.
b.    Ontvangt alle binnenkomende post via de administratie;
c.    Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
d.    Ziet erop toe dat alle relevante documenten worden gearchiveerd en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.

Artikel 3 Overleg personeel en vrijwilligers
1.    Eén der bestuursleden is verantwoordelijk voor het frequente werkoverleg tussen bestuur en werknemers (opzichter en administrateur).
2.    Ook is een bestuurslid verantwoordelijk voor het werkoverleg tussen bestuur en vrijwilligers.
3.    Deze bestuursleden worden daartoe aangewezen in een bestuursvergadering, waarbij het mogelijk is dat één bestuurslid beide taken vervult.
4.    Voor dit periodieke overleg kunnen de desbetreffende bestuursleden een vrijwilligersvergoeding ontvangen.

Artikel 4 Procedure benoeming bestuur
1.    Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het College van Kerkrentmeesters van de Protestantse Gemeente Rotterdam-Zuid op voordracht van het bestuur.
2.    Aangezien de reguliere zittingstermijn van bestuursleden 5 jaar is, stelt het bestuur een rooster van aftreden op, zodanig dat de continuïteit zoveel mogelijk gewaarborgd is.
3.    Zittende bestuursleden van wie de zittingstijd verlopen is, kunnen – indien het bestuur daarmee instemt – per direct worden voorgedragen voor herbenoeming.
4.    Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meer zittende bestuursleden worden voorgedragen.
5.    Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
6.    Kandidaat-bestuursleden moeten een bereidverklaring aan de voorzitter hebben gegeven.

 Artikel 5 Besluiten van het bestuur
1.    Besluiten die geen uitstel kunnen velen, neemt de voorzitter op advies van de opzichter c.q. administrateur. Hij stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten.
2.    Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
3.    Het bestuur neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens eventuele in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
4.    Het bestuur neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
5.    Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 6 Vergaderingen van het bestuur
1.    Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is.
2.    Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
3.    Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
4.    Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
5.    Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur.
6.    Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Artikel 7 De agenda en notulen
1.    Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op.
2.    De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
3.    Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
4.    Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Artikel 8 Inbreng tijdens de vergadering
1.    Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
2.    Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
3.    Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.

Artikel 9 Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
o    De media;
o    De plaatselijke/provinciale overheid.
Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Artikel 10 Donaties, subsidies en declaraties
1.    Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
2.    Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
3.    Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het meerjarenplan bepaalt hiervoor de kaders;
4.    Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester;
5.    Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren.

Artikel 11 Vrijwilligers
Voor bepaalde taken op de begraafplaats worden vrijwilligers geworven. Voor deze vrijwilligers is een afzonderlijk reglement opgesteld dat als bijlage bij dit huishoudelijk reglement moet worden beschouwd.

Artikel 12 Royement
Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

Artikel 13 Slotbepaling
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d 30 november 2015

De voorzitter,                    De secretaris

… … … .. .. .. ..                    .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..

 

Afdrukken E-mail